Sie können wiederkehrende Rechnungen
- vordefinieren
- bearbeiten
- aussetzen / fortsetzen
- löschen
Wiederkehrende Rechnungen
Wenn Sie eine Rechnung als wiederkehrend vordefinieren, erstellt sie das System jeden Monat von selbst. Rechnungsnummer und Datum werden automatisch richtig gesetzt; gegebenenfalls wird auch der Währungskurs aktualisiert. Beachten Sie dabei Folgendes:
• Das Austellungsdatum muss auf den 31. festgelegt werden - die Erstellung erfolgt dann jeweils am letzten Tag des Monats, d.h. zwischen dem 28. und dem 31.
• Das Leistungsdatum entspricht immer dem Rechnungsdatum.
• Für ein Ursprungsdokument kann nur eine Wiederholungsrechnung angelegt werden.
Vordefinieren
Sie können eine Rechnung als wiederkehrend vordefinieren, indem Sie im Menüpunkt Rechnungsstellung / Rechnungen eine bereits erstellte Rechnung öffnen und den Button Zyklisch anklicken. Füllen Sie als Nächstes alle Felder aus und entscheiden Sie, ob die Rechnungen auch automatisch verschickt werden sollen. Wenn Sie die Angaben gespeichert haben, ist die wiederkehrende Rechnungsvorlage fertig - und Sie sparen in der Zukunft Zeit.
Bearbeiten
Um ein wiederkehrendes Dokument zu bearbeiten, gehen Sie zum Menüpunkt Rechnungsstellung / Rechnungen und öffnen die Originalrechnung, auf deren Grundlage Sie die Wiederholungsrechnung angelegt haben. Klicken Sie jetzt erneut auf Zyklisch, korrigieren Sie die Angaben und speichern Sie anschließend die Änderungen.
Aussetzen / Fortsetzen
Bei Bedarf können Sie die Erstellung einer wiederkehrenden Rechnung aus- und dann wieder fortsetzen. Hierfür müssen Sie im Menüpunkt Rechnungsstellung in Wiederkehrende Rechnungen gehen, wo Sie die Option Mehrere auswählen sowie die jeweilige Rechnung anhaken. Aschließend öffnen Sie die links aufgeführten Erweiterten Optionen und klicken auf den Button Aussetzen. Genauso können Sie die Erstellung einer Wiederholungsrechnung wieder aktivieren, mit dem Unterschied, dass Sie zum Schluss den Button Fortsetzen anklicken.
Löschen
Das Erstellen einer wiederkehrenden Rechnung können Sie auch ganz rückgängig machen, indem Sie im Menüpunkt Rechnungsstellung / Wiederkehrende Rechnungen die Option Mehrere auswählen sowie die betreffende Rechnung anhaken und anschließend in den Erweiterten Optionen auf Löschen klicken. Die Rechnung als solche bleibt erhalten, sie wird jedoch nicht mehr automatisch erstellt.